Events planen – der schnellste Weg zu einer unvergesslichen Veranstaltung

Welche Tipps sind bei der Planung von Veranstaltungen besonders wichtig?

Generell sind alle Punkte wichtig, denn eine Veranstaltung ist immer als Ganzes zu sehen. Wird bei den Tipps auch nur ein Punkt vernachlässigt, wirkt sich dieser negativ auf den Erfolg des Events aus. Allerdings liegen die Schwerpunkte oftmals unterschiedlich, je nachdem ob es sich bei der geplanten Veranstaltung um Messen, Konzerte, Sportwettkämpfe oder um ein Jubiläum oder eine Hochzeit handelt. Folglich ist es unumgänglich, alle Events so zu planen, dass exakt die jeweilige Zielgruppe angesprochen wird. Kläre vor Beginn der Planungsphase unbedingt nachfolgende Fragen:

• Ist eine behördliche Genehmigung notwendig?
• Welche Lärmschutzvorschriften sind zu beachten?
• Wird eine Security benötigt oder ist sie gar gesetzlich vorgeschrieben?
• Ist für die Dauer der Veranstaltung ein Rettungswagen am Veranstaltungsgelände notwendig?
• Welche Gebühren und Mieten fallen an?
• Wie hoch ist das Budget für die Veranstaltung?
• Wie ist die Location erreichbar?
• Sind Sanitärräume vorhanden?
• Ist für das Event Werbung notwendig?
• Wer hat bei der Planung der Veranstaltungen ein Mitspracherecht?

Welche Pflichten hat der Veranstalter bei der Planung und Durchführung von Events?

Wer Events planen will und selbst formell als Veranstalter auftritt, sollte unbedingt einige Tipps beherzigen. Grund dafür ist, dass der offizielle Veranstalter für alle Folgen verantwortlich ist, die vom Event ausgehen. Insbesondere, wenn für Dritte im Auftrag Events zu planen und durchzuführen sind, ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung unbedingt angeraten. Oftmals nimmt der Auftraggeber Änderungen vor oder bereitet eigene Programmpunkte vor. Geht etwas schief, trägst du als Veranstalter auch hierfür die Verantwortung. Darüber hinaus musst du dafür sorgen, dass:

• eine eventuell benötigte Genehmigung vorhanden ist
• alle Sicherheitsvorschriften beachtet werden (Dazu gehören auch der Brandschutz, der Personenschutz und alle gesetzlich vorgeschriebenen Umweltschutzmassnahmen, inklusive Lärmschutz)
• ausreichend Toiletten vorhanden sind
• beim Catering die Hygienemassnahmen eingehalten werden
• das Jugendschutzgesetz eingehalten wird

Welche Hilfsmittel gibt es, um Events zu planen?

Inzwischen sind verschiedene Apps im Download verfügbar, die dir helfen können, Events zu planen und durchzuführen. Einige davon bieten die Möglichkeit, mehrere Events getrennt voneinander zu bearbeiten und diesen die jeweils eingesetzten Mitarbeiter zuzuordnen. Überdies können in einer solchen App Veranstalter, Lieferanten, Ansprechpartner bei Behörden und ähnlich hilfreiche Kontakte abgespeichert und einer Veranstaltung zugeordnet werden. Der zugehörige Terminkalender sorgt dafür, dass du keine Besprechung oder wichtige Fristen vergisst.

Wie viele Gäste sind bei Veranstaltungen zugelassen?

Im Prinzip gibt es keine Obergrenze für die Zahl der Gäste. Allerdings ist dies Theorie, denn in der Praxis gilt:

• Gewerbliche Veranstaltungshallen sind nur für eine bestimmte Anzahl von Gästen zugelassen.
• Bei einer trendigen, umbauten Location wie einer Fabrikhalle wird von den Behörden nur dann eine Veranstaltung genehmigt, wenn pro Gast ein Quadratmeter Fläche vorhanden ist, abzüglich der Stellflächen für Stände oder eine Bühne.
• Willst du Open Air Events planen, ist die Obergrenze der Gästezahl nach Absprache mit den Behörden abhängig von den Zufahrtsmöglichkeiten, der Anzahl der Toiletten, den vorhandenen Parkplätzen, den Sicherheitseinrichtungen und der Art der Veranstaltung.

Werden für die Planung von Events allgemeingültige Checklisten angeboten?

Es kursieren Checklisten für die Planung von Veranstaltungen. Allerdings sind diese sehr allgemein gehalten und schon deshalb nicht auf jedes Event anzuwenden, weil unvollständig. Als Veranstalter gehört es zu deinen Funktionen,

• jedes Detail des Events zu durchdenken
• alle Massnahmen zur Durchführung der Veranstaltung zu koordinieren
• alle Programmpunkte zu organisieren
• Verträge mit Lieferanten, Künstlern, Personal und Behörden zu schliessen
• bei allem zu jeder Zeit den Überblick zu behalten

Welche Art von Werbung ist für ein Event ideal?

Das hängt von der Art des Events ab. Es gibt sogar Events, bei denen eine gezielte Werbung unter bestimmten Voraussetzungen überflüssig ist, beispielsweise bei Messen. Generell gilt aber:

• Bei Konzerten: Werbung im Lokalradio, auf Plakaten, über Zeitungsberichte und Anzeigen, Social Media
• Bei Firmenveranstaltungen: Nutzung der Adressen aus der Kundendatei und der Datei für Partnerunternehmen sowie Lieferanten; bei internen Veranstaltungen zusätzlich die Gästeliste des Firmeninhabers, bei externen Events Plakate, Zeitung, eventuell Radiowerbung
• Bei Messen: Kundendatei, Datei der Geschäftskontakte, Anzeige im Messeführer, auffällige Präsentation des Messestandes

Wo finde ich Ideen, um einzigartige Events zu planen?

Grundsätzlich ist bei der Organisation einer Veranstaltung immer die eigene Kreativität gefragt. Allerdings kannst du dir Anregungen beschaffen, indem du selbst verschiedene Events besuchst. Das ist unbedingt notwendig, willst du beruflich als Eventmanager tätig werden. Besuche dann regelmässig verschiedene Veranstaltungen und schau dir dort genau an, wie diese organisiert sind, etwa:

• grosse Sportwettkämpfe (Sommer und Winter, Outdoor und in Hallen)
• Messen, Ausstellungen, Vernissagen
• Firmenfeste, Jubiläumsfeiern
• Hochzeiten, wenn diese von einem Hochzeitsausstatter ausgerichtet werden
• Konzerte und Festivals in Hallen und Open Air