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Das richtige Gastro Kassensystem entlastet Service und Buchhaltung

Das richtige Gastro Kassensystem entlastet Service und Buchhaltung

Das Gastro Kassensystem ist ein wichtiger Mitarbeiter in jedem Betrieb: In Restaurants, Cafés, Bars und auch in der Event-Gastronomie muss die Kasse stimmen, damit sich die Arbeit aller Beteiligten auch auszahlt. Elektronische Registrierkassen erleichtern den Beschäftigten die Arbeit enorm. Handhelds mit Funkverbindung sorgen dafür, dass der Service nicht wegen jeder Bestellung zur ortsfesten Kasse laufen muss. Die Bons werden trotzdem genau dort ausgedruckt, wo sie gebraucht werden. Dabei erledigt die Kasse auch noch zahlreiche Verwaltungsaufgaben. Verschiedene Berichte, Zusammenfassungen und das Kassenjournal stehen auf Tastendruck zur Verfügung, um in der Buchhaltung, im Steuerbüro oder beim Wareneinkauf die Arbeit zu vereinfachen.

Warum sind elektronische Registrierkassen in der Gastronomie so wichtig?

Auf den ersten Blick erscheint es tatsächlich widersprüchlich, dass ausgerechnet die Branchen, in denen Bargeld so oft zum Einsatz kommt wie fast nirgendwo sonst, elektronische Kassensysteme brauchen. Doch bei näherer Betrachtung erschliesst sich schnell, dass gerade die Erfassung kleinster Beträge für ein Getränk oder einen Snack von Hand sehr viel aufwändiger wäre. Sie ist aber unabdingbar, damit die Buchhaltung funktioniert. Deshalb ist es gerade angesichts vieler Kassiervorgänge mit Barzahlung sinnvoll, den integrierten Computer das Kassenbuch führen zu lassen. Ausserdem benötigen viele Gäste eine Rechnung, die als Beleg die Anforderungen der Steuerbehörden erfüllt. Ein professionelles Gastro Kassensystem liefert das fertige Dokument mit nur einem Knopfdruck.

Welche Funktionen bieten aktuelle Gastro Kassensysteme?

Wenn du in Erwägung ziehst, ein neues Gastro Kassensystem zu kaufen, vergiss angesichts der Anschaffungskosten nicht, wie viel Zeit du und dein Personal künftig sparen können, wenn ein gut funktionierendes Bestellsystem die Arbeit erleichtert. Mühseliges Erstellen der Bons und Belege von Hand gehört der Vergangenheit an und menschliche Rechenfehler sind ausgeschlossen. Dazu kommen die Vorteile der Buchungsfunktionen, die der Geschäftsführung viel Arbeit abnehmen. Nützlich sind vor allem folgende Funktionen:

  • Touchscreen mit grafischer Benutzeroberfläche
  • Umbuchungsmöglichkeiten (Tischnummer ändern, Tisch splitten)
  • Eingabe der Bestellungen über leicht verständliche Menüpunkte
  • Kellnerabrechnung mit einem Klick
  • Kassenbuch und alle Journale elektronisch exportierbar zum Drucken oder Bearbeiten
  • Bestellungen über drahtlose Endgeräte ohne Internetverbindung
  • Schnittstellen zu Hotelbuchungs- und Warenwirtschaftssystemen
  • Drahtlose und transportable Hardware für den Einsatz im Catering und in der mobilen Gastronomie

Was ist im täglichen Einsatz besonders wichtig?

Damit ein Gastro Kassensystem allen den Arbeitsalltag erleichtert, ist es vor allem wichtig, dass alle Bedienelemente leicht und hygienisch einwandfrei zu reinigen sind. Ein Kellner, der in einer Hand ein Tablett trägt und mit der anderen in die Kasse tippt, kann nicht immer verhindern, dass er ein paar Tropfen von einem Getränk verspritzt. Mit robusten Touchscreens, die sich einfach abwischen lassen, ist das schnell behoben. Für die Sauberkeit mobiler Handgeräte ist das Servicepersonal in der Regel selbst verantwortlich. Wichtig ist ausserdem, dass ein Gastro Kassensystem über eine leicht verständliche Benutzerführung und übersichtliche Menüs verfügt. Aushilfen müssen in der Lage sein, die Bedienung schnellstmöglich und am besten intuitiv zu verstehen.

Welche Vorteile bietet ein elektronisches Gastro Kassensystem für das Management?

Als Restaurantleiter oder Inhaber eines gastronomischen Unternehmens musst du die Zahlen stets im Auge behalten. Ausserdem brauchst du die Sicherheit, dass die Beschäftigten keine Fehler bei den Abrechnungen machen, die unbemerkt bleiben würden. Dabei helfen dir die unterschiedlichen Kassenberichte, die das System abhängig von der Software erzeugt. Schnittstellen zur Verarbeitung der Daten durch die Buchhaltung oder das Steuerbüro sparen viel von deiner Zeit, genauso wie ein Interface zu einem Warenwirtschaftssystem, falls du eines verwendest. Beschäftigst du Angestellte mit der Buchhaltung oder einen Steuerberater, erkundige dich ruhig nach ihren Empfehlungen für entsprechende Programme.

Wie funktionieren Bestellsysteme auf Smartphones?

Einige Hersteller von Gastro Kassensystemen arbeiten mit Software, die mit Apple-Geräten kompatibel ist. Damit können Servicekräfte das Bestellsystem von einem iPad oder ihrem eigenen iPhone aus bedienen. Ob diese Lösung für deinen Betrieb geeignet ist, erfährst du in der Beratung durch den Fachhandel.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die deutsche Kassensicherungsverordnung schreibt in der Gastronomie bereits fiskalisch überprüfbare Gastro Kassensysteme vor. In der Schweiz existiert eine derartige Vorschrift noch nicht. Ein Gastro Kassensystem mit einem manipulationssicheren Speicher freiwillig anzuschaffen, kann aber trotzdem sinnvoll sein. Zum Beispiel ist es damit nicht mehr nötig, Kassenberichte alltäglich auszudrucken, damit sie nicht verloren gehen, falls die Kasse einmal kaputt geht. Der Fiskalspeicher registriert ausnahmslos alle Bons und Rechnungen. Damit ist gleichzeitig der Manipulation durch Mitarbeiter vorgebeugt, sofern sie keinen eigenen Zugang zum Trainingsmodus haben.

Welche Vorteile hat die Kartenzahlung?

Noch immer lehnen erfahrene Gastronomen Kartenzahlung ab, weil sie wenig Vertrauen in das elektronische Geld haben und bei der Einführung von Kreditkarten hörten, dass die Gebühren für die Zahlungssysteme sehr hoch seien. Deshalb entschieden viele, kein Kartenlesegerät anzuschaffen. Doch inzwischen sind die Gebühren für das nützliche Zubehör gesunken, die Zahlungssysteme funktionieren stabil und es ist Zeit, die ablehnende Haltung gegenüber der Kartenzahlung zu überdenken. Sie hat nämlich zwei besonders vorteilhafte Funktionen: Gäste können spontan entscheiden, mehr auszugeben, als sie bar bei sich haben, und Gastwirte müssen weniger Bargeld sichern und zur Bank bringen.

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