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Zunächst gilt: Fühl dich nicht überfordert. Am Anfang steht immer eine Idee. Du hast eine Aufgabe erhalten und weisst nicht, wie du starten sollst? Zur Gestaltung von Tagungen, Messen, Betriebsfesten oder Festivals gibt es viele Ideen. Nimm dir Zeit für ein Brainstorming. Anregungen findest du online auf Social Media oder du nutzt die Beratung durch eine Eventagentur. Planst du das erste Mal eine grosse Veranstaltung, ist Unterstützung sinnvoll. Von einer Eventagentur kannst du vieles lernen, du bekommst diverse Tipps und weisst beim nächsten Mal exakt, wie es geht. Je grösser die Veranstaltung, umso sinnvoller ist die Zusammenarbeit mit Profis.
Zunächst solltest du genau schauen, worum es bei deinem Event geht. Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen oder Jubiläen haben Gemeinsamkeiten, aber auch gravierende Unterschiede. Du solltest die Organisation deines Events von Anfang an dokumentieren und dabei zunächst folgende Punkte abklären:
Der finanzielle Rahmen ist ein entscheidendes Kriterium, wenn du ein Event organisieren willst. Du musst von Anfang an genau planen und auch mit Eventualitäten kalkulieren. Bereits in die Ideenfindung fliessen finanzielle Aspekte mit ein. Bevor du mit Anbietern wie Vermietern deiner Wunschlocation oder dem Catering-Unternehmen verhandeln kannst, musst du wissen, welche Summen dir zur Verfügung stehen. Tipps zum Umgang mit Kalkulation und Budget kannst du dir bei einer Eventagentur holen. Bei grösseren Veranstaltungen solltest du eine Assistenz einplanen, die dich im gesamten Prozess von der Planung über die Umsetzung bis zur Nachbereitung begleitet.
Sind Thematik und Zielgruppe definiert, geht es um den Termin und die Location:
Dokumentation ist ein Must-have. Du brauchst einen Plan für dein Budget, den du regelmässig mit dem aktuellen Stand abgleichst. Alle Partner und Kontakte müssen erfasst und regelmässig überprüft werden. Vergiss vor allem den Zeitfaktor nicht: Rechtzeitiges Buchen und Koordinieren ist unbedingt notwendig. Alle Vorgänge müssen abgestimmt werden. Auf Tagungen sind Hotelplätze zu buchen, neben dem wissenschaftlichen Programm müssen Sightseeing und Abendveranstaltungen organisiert werden. Lass dich beim Catering ausführlich beraten und vergiss besondere Wünsche wie vegetarische oder vegane Spezialitäten nicht. Vor allem: Die rechtzeitige Ankündigung und Information deiner Zielgruppe ist entscheidend für den Erfolg deines Events.
Du kannst nicht allein ein ganzes Event organisieren. Bei grossen Veranstaltungen ist es gut, ein Team zusammenzustellen und die Funktionen sowie das gesamte Konzept klar abzusprechen. Berichte und regelmässige Meetings helfen dir, den Überblick zu behalten, und geben dir die Möglichkeit, jederzeit korrigierend mit Tipps und Hinweisen einzugreifen. Mit der Planung allein ist es nicht getan. Das Organisationsteam muss auch während der Durchführung präsent und ansprechbar sein.
Kontakte sind entscheidend. Nutze das Potenzial deiner Mitarbeiter und ihr Netzwerk bei der Verteilung der Aufgaben. Erfahrungen sind Gold wert und bewahren vor mancher scheinbar günstigen Buchung, die sich später als Fehlschlag erweist. Zu den wichtigsten Tipps zählt: Das Günstigste ist nicht immer das Praktikabelste. Event-Profis setzen auf Zuverlässigkeit und Qualität bei der Partnerwahl. Eine Panne oder der Ausfall eines Businesspartners geht schnell deutlich ins Geld.
Vor dem Nachtessen kommt der Apéro: In der ganzen Schweiz gilt das lässige Zusammenkommen vor dem Znacht als liebe Tradition. Was dem Italiener sein Aperitivo, ist in der Alpenrepublik eben der Apéro. Kollegen und Arbeitskollegen, Familie und Geschäftspartner treffen sich zum zwanglosen Plaudern bei Fingerfood oder exklusiven Häppchen. Doch was ist ein Apéro riche? Wie unterscheidet er sich von der althergebrachten Tradition? In unserem FAQ erfährst du mehr über diese neue Version einer alten Schweizer Gewohnheit – und was du deinen Gästen dabei servieren kannst.
Das Berufsleben fordert viel Zeit und Aufwand. Oftmals verlegen Firmen das gemeinsame Mittagessen für eine Geschäftsbesprechung daher gerne in ein Restaurant. Das Meeting findet in modernen Zeiten jedoch nicht mehr an langer und gleich gedeckter Tafel statt, sondern eher in einer lockeren Atmosphäre zur Mittagszeit oder in den Abendstunden. Die Bezeichnung in der Gastronomie dafür ist Business Lunch. Dieser erfordert eine gute Planung und die Auswahl geeigneter Speisen und Getränke.
Du feierst gerne und regelmässig, aber mit den Jahren scheint sich nicht mehr viel zu ändern: Immer läuft die Party nach dem gleichen Strickmuster ab. Es wird getrunken, gegessen und nur die Jahreszahl auf der Geburtstagstorte ist eine andere. Das muss nicht sein. Du kannst selbst Feiern wie am Geburtstag einfach zum Anlass nehmen, eine ausgelassene Mottoparty zu feiern. Damit dir etwas Originelles einfällt, haben wir hier Ideen und Vorschläge für dich gesammelt.
Planung ist das A und O für eine gelungene Hochzeitsfeier. Kommen Familie und Freunde des Brautpaars nach Standesamt und Kirche zum Feiern zusammen, muss für Stimmung zwischen den Gästen gesorgt sein. Ideen gibt es en masse. Traditionelle Hochzeitsspiele und Hochzeitsmusik fallen jedem sofort ein, wenn er ans Heiraten denkt. Geben sich zwei das Ja-Wort, ist Hochzeitsmusik ein Muss. Tipps rund um die Gestaltung der Stunden nach der Trauung reichen vom Alleinunterhalter bis zum Zauberer. Stimmen Entertainment, Location und Catering und passt das Unterhaltungsprogramm zum Thema, wird der Hochzeitstag zum unvergesslichen Erlebnis für das Brautpaar und seine Gäste.
Keine Bange: Du brauchst nicht extra einen Flieger zu chartern, um Gäste bei deinem nächsten Event zum Staunen zu bringen. Es sind die Kellner, die mit ihren zahlreichen kleinen Köstlichkeiten regelrecht durch den Raum zu fliegen scheinen. Sie müssen besonders aufmerksam sein, denn bei einem Flying Dinner gibt es keine feste Sitzordnung – und trotzdem wird ein vollwertiges Menü serviert.
Ihr habt „Ja“ gesagt und nun steht die Hochzeitsplanung auf dem Programm. Viele Paare lassen sich ausgiebig Zeit, um ihre Hochzeitsfeier zu gestalten, anderen kann es nicht schnell genug gehen und sie planen ihre Trauung ganz spontan. In jedem Fall leistet eine Checkliste zur Hochzeit gute Dienste. Du vergisst nichts und behältst die Kosten im Blick. Listen sind auch sinnvoll, um die vielen Tipps von Brautkleid über Catering bis zu Trauringen und Hochzeitstorte zu sortieren. Bevor du dich in den Planungsdschungel stürzt, solltest du dir bei einem Glas Prosecco unbedingt einen Überblick verschaffen. Wir helfen dir dabei.