Event organisieren: alles von den ersten Ideen bis zur perfekten Umsetzung

1. Event organisiere: Die Grundlagen

Zunächst gilt: Fühl dich nicht überfordert. Am Anfang steht immer eine Idee. Du hast eine Aufgabe erhalten und weisst nicht, wie du starten sollst? Zur Gestaltung von Tagungen, Messen, Betriebsfesten oder Festivals gibt es viele Ideen. Nimm dir Zeit für ein Brainstorming. Anregungen findest du online auf Social Media oder du nutzt die Beratung durch eine Eventagentur. Planst du das erste Mal eine grosse Veranstaltung, ist Unterstützung sinnvoll. Von einer Eventagentur kannst du vieles lernen, du bekommst diverse Tipps und weisst beim nächsten Mal exakt, wie es geht. Je grösser die Veranstaltung, umso sinnvoller ist die Zusammenarbeit mit Profis.

2. Was beim Organisieren von Veranstaltungen zu beachten ist

Zunächst solltest du genau schauen, worum es bei deinem Event geht. Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen oder Jubiläen haben Gemeinsamkeiten, aber auch gravierende Unterschiede. Du solltest die Organisation deines Events von Anfang an dokumentieren und dabei zunächst folgende Punkte abklären:

• Worum geht es bei deiner Veranstaltung?
• Wie gross wird dein Event? Wie viele Gäste erwartest du?
• Welche Zielgruppe willst du erreichen?
• Wie hoch ist dein Budget?
• Gibt es einen festen Termin oder bestimmst du den Zeitpunkt?
• Wie lange dauert deine Veranstaltung? Geht es um einen Abend oder ist ein längerer Zeitraum geplant?

3. Der richtige Umgang mit Budget und Finanzen

Der finanzielle Rahmen ist ein entscheidendes Kriterium, wenn du ein Event organisieren willst. Du musst von Anfang an genau planen und auch mit Eventualitäten kalkulieren. Bereits in die Ideenfindung fliessen finanzielle Aspekte mit ein. Bevor du mit Anbietern wie Vermietern deiner Wunschlocation oder dem Catering-Unternehmen verhandeln kannst, musst du wissen, welche Summen dir zur Verfügung stehen. Tipps zum Umgang mit Kalkulation und Budget kannst du dir bei einer Eventagentur holen. Bei grösseren Veranstaltungen solltest du eine Assistenz einplanen, die dich im gesamten Prozess von der Planung über die Umsetzung bis zur Nachbereitung begleitet.

4. Von der Planung zur Umsetzung

Sind Thematik und Zielgruppe definiert, geht es um den Termin und die Location:

• Liegt der Termin einer Tagung oder eines Festivals bereits fest, solltest du dich zügig um die passenden Räumlichkeiten kümmern. Viele Eventlocations sind teils Jahre im Voraus ausgebucht.
• Die Anzahl der zu erwartenden Gäste, ihre Ansprüche und Grösse sowie der Komfort des Veranstaltungsortes müssen übereinstimmen.
• Ein Medizinerkongress ist mit anderen Herausforderungen verbunden als ein Musikfestival.
• Ein Tagungszentrum muss gut erreichbar und technisch exzellent ausgestattet sein. Tagungshotels oder Kongresszentren sind dies in der Regel.
• Für ein Festival auf der grünen Wiese brauchst du diverse Genehmigungen und musst von Lärm- und Brandschutzauflagen bis zu den Sanitäreinrichtungen viele Bestimmungen einhalten.

5. Checklisten vom Catering bis zum Zeitplan

Dokumentation ist ein Must-have. Du brauchst einen Plan für dein Budget, den du regelmässig mit dem aktuellen Stand abgleichst. Alle Partner und Kontakte müssen erfasst und regelmässig überprüft werden. Vergiss vor allem den Zeitfaktor nicht: Rechtzeitiges Buchen und Koordinieren ist unbedingt notwendig. Alle Vorgänge müssen abgestimmt werden. Auf Tagungen sind Hotelplätze zu buchen, neben dem wissenschaftlichen Programm müssen Sightseeing und Abendveranstaltungen organisiert werden. Lass dich beim Catering ausführlich beraten und vergiss besondere Wünsche wie vegetarische oder vegane Spezialitäten nicht. Vor allem: Die rechtzeitige Ankündigung und Information deiner Zielgruppe ist entscheidend für den Erfolg deines Events.

6. Die Übersicht behalten und Aufgaben delegieren

Du kannst nicht allein ein ganzes Event organisieren. Bei grossen Veranstaltungen ist es gut, ein Team zusammenzustellen und die Funktionen sowie das gesamte Konzept klar abzusprechen. Berichte und regelmässige Meetings helfen dir, den Überblick zu behalten, und geben dir die Möglichkeit, jederzeit korrigierend mit Tipps und Hinweisen einzugreifen. Mit der Planung allein ist es nicht getan. Das Organisationsteam muss auch während der Durchführung präsent und ansprechbar sein.

7. Weitere Tipps und Tricks zur Organisation

Kontakte sind entscheidend. Nutze das Potenzial deiner Mitarbeiter und ihr Netzwerk bei der Verteilung der Aufgaben. Erfahrungen sind Gold wert und bewahren vor mancher scheinbar günstigen Buchung, die sich später als Fehlschlag erweist. Zu den wichtigsten Tipps zählt: Das Günstigste ist nicht immer das Praktikabelste. Event-Profis setzen auf Zuverlässigkeit und Qualität bei der Partnerwahl. Eine Panne oder der Ausfall eines Businesspartners geht schnell deutlich ins Geld.